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Tus documentos y fotos adjuntos en Gmail, siempre a la vista

Gmail es uno de los mejores gestores de correo electrónico en la actualidad. Se destaca por su agilidad, organización, unificación con muchos servicios de la web (cloud computing) y sobretodo por su sistema antivirus que evita que los usuarios pierdan sus cuentas y privacidad al ser atacados por phishing (suplantación de identidad). Precisamente ha sido el phishing el peor y más fuerte enemigo de Hotmail, una razón que ha hecho que los usuarios migren a otros gestores.  Sin embargo, muchas de las personas que conozco se siguen aferrando a Hotmail por una sola razón: la forma sencilla en que organiza los documentos y fotos  que llegan en archivos adjuntos.

En este artículo explicaré como crear filtros para organizar sus documentos y fotos en Gmail, y aunque pasen los meses, puedan encontrarlos sin dar vueltas y con un solo clic.

 

En términos simples, lo que vamos a hacer es pedirle a Gmail que nos guarde dentro de una etiqueta todos los mensajes con archivos adjuntos que cuenten con uno o varios de los siguientes requisitos:

  • Que sea un documento de Word o Adobe Reader, es decir que contenga las extensiones DOC, DOCX y PDF.
  • Que sea una foto (u otra imagen) con extensión JPG o JPEG.

NOTA: Este proceso lo podemos realizar igual con cualquier tipo de archivo, bien sea presentaciones, hojas de cálculo de Excel, etc. Cada quien ya define sus prioridades.

 

Empezar a crear un filtro

1. Ir al menú Configuración (arriba a la derecha) >> Configuración (figura 1 y 2)


Figura 1


Figura 2

2. Ir al menú Filtros >> Crear un filtro nuevo (figura 3 y 4)


Figura 3


Figura 4

 

Definir los parámetros del filtro

3. Aparecerá un menú contextual (figura 5). En el campo Contine las palabras escribiremos la extensión doc* (para el primer filtro con documentos de Word).

4. Seleccionamos la casilla Contiene archivos adjuntos (figura 5).

5. Clic en Crear un filtro con estos criterios de búsqueda » (figura 5).


Figura 5

 

Crear una etiqueta

6. Marcar la casilla Aplicar a la etiqueta >> Elije una etiqueta >> Etiqueta nueva (figura 6).


Figura 6

7. Escribe el nombre de la etiqueta nueva, por ejemplo: Documentos (Figura 7).

8. Clic en Crear (Figura 7).


Figura 7

 

Finalizar la creación del filtro

9. Marcar la casilla Aplicar filtro también a XX que coincidan con conversaciones (figura 8).

10. Crear Filtro (figura 8).


Figura 8

Listo, el filtro ya ha sido creado. Nos aparecerá un mensaje indicando que se ha creado el filtro (figura 9) y más abajo veremos en la página de filtros el que hemos creado (figura 10).


Figura 9


Figura 10

 

Personalizar la etiqueta con colores

La nueva etiqueta aparecerá en el panel de etiquetas, a la izquierda (figura 11).

11. Hacer clic en la flechita que aparece junto al nombre de la etiqueta que creamos (figura 11), aparecerá una paleta de colores donde podemos escoger el de nuestra preferencia. Y listo.


Figura 11

A partir de ahora, todos los mensajes que contengan documentos de Word (los que tenemos y los que llegarán) aparecerán con la marca Documentos (si fue el nombre que le pusimos a la etiqueta, figura 12) y dentro de esa etiqueta.


Figura 12

 

Crear filtro para presentaciones de PowerPoint u otro tipo de archivos

Seguimos el mismo proceso anterior, cambiando solo dos parámetros:

  • En el paso 3, en vez de doc*, escribiremos ppt*; pps* (o la extensión del tipo de archivo que queremos).
  • En el paso 7 podemos llamar a la etiqueta Presentaciones (por dar un ejemplo).

 

Extensiones para otros tipos de archivos

Fotos: jpg
Documentos de Adobe reader: pdf
Hojas de Exel: xls*

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    Acerca de...

    Ricardo Delgado

    Habiendo nacido en una era digital y dedicando mi vida al diseño y a la enseñanza de la informática, la literatura apareció en mi vida desde antes de nacer. Aquí dejo cositas escritas, le dejo el turno a las palabras que son testigo, aquí comparto algo de mi doble vida, de mi doble identidad.

     
     

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